Limosa

Bent u een werkgever en geeft u een werknemer een opdracht in België? Bent u een zelfstandige en komt u voor een opdracht naar België?

In de twee gevallen moet u hier verplicht melding van doen door de zogenaamde Limosa in te vullen. Iedereen die niet onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid, en die tijdelijk en/of deeltijds in België komt werken, moet een meldingsbewijs Limosa-1 kunnen voorleggen. Zonder dit bewijs kunt u strafrechtelijke en administratieve sancties oplopen.

De Belgische overheid wil een beter kader scheppen voor de correcte tewerkstelling van gedetacheerde werkkrachten in België. Daarbij wordt bijzondere aandacht geschonken aan hun rechten en arbeidsvoorwaarden. In dit kader is de Limosa-meldingsplicht van kracht sinds 1 april 2007.

Een Limosamelding maakt uw administratieve verplichtingen in België veel eenvoudiger, onder andere voor:

  • het opstellen en bijhouden van het arbeidsreglement en documenten voor deeltijdse werknemers,
  • het personeelsregister,
  • de individuele rekening, en
  • de loonafrekening.

De Limosamelding vormt de eerste stap naar een legale tewerkstelling in België met respect voor de Europese regels. Het is een wettelijke verplichting. Niet-naleving kan leiden tot strafrechtelijke en administratieve sancties.

Volgende personen en organisaties kunnen bestraft worden:

  • de werkgever of zijn aangestelde of mandataris,
  • de gedetacheerde zelfstandige.

Ook degene bij wie of voor wie de werkzaamheden in België worden uitgevoerd, kan vervolgd worden als hij het ontbreken van een Limosa-meldingsbewijs niet aan de overheid meldt.

Het ontbreken van een Limosa-meldingsbewijs signaleren

Werknemers

Limosa is bestemd voor werknemers die tijdelijk of deeltijds in België komen werken. Het gaat met andere woorden om werknemers die:

  • gewoonlijk in een ander land dan België werken;
  • zijn aangeworven in een ander land dan België.

Zelfstandigen

Een melding is vereist voor elke zelfstandige die tijdelijk of gedeeltelijk een zelfstandige activiteit binnen een risicosector in België komt uitoefenen, maar die er niet permanent verblijft of is gevestigd.

Er bestaan verschillende vrijstellingen op deze algemene verplichting. Die hangen af van de redenen van de komst naar België en de duur van het verblijf.

De volgende activiteiten zijn vrijgesteld van de meldingsplicht:

  • internationaal transport: werknemers uit de internationale transportsector van personen en goederen zijn vrijgesteld, met uitzondering van cabotage-activiteiten in België in een andere sector dan het wegvervoer.
  • wetenschappelijke congressen: werknemers en zelfstandigen die wetenschappelijke congressen bijwonen in België zijn vrijgesteld.
  • vergaderingen in beperkte kring: werknemers en zelfstandigen die vergaderingen in beperkte kring bijwonen (strategiebesprekingen, contractonderhandelingen met een klant, evaluatiegesprekken...) worden vrijgesteld. Om de vrijstelling te kunnen genieten, mogen ze in totaal niet meer dan 60 dagen per jaar in België aanwezig zijn op dergelijke vergaderingen. Elke vergadering mag niet langer duren dan 20 opeenvolgende kalenderdagen.
  • installatie en assemblage van goederen: werknemers en zelfstandigen zijn vrijgesteld als ze naar België worden gestuurd voor de initiële assemblage en/of de eerste installatie van een goed. Het moet gaan om gekwalificeerde en/of gespecialiseerde werknemers van de onderneming die het goed levert of om de zelfstandige die het goed levert. De werken mogen ook niet langer dan 8 dagen duren. Bovendien geldt deze afwijking niet voor activiteiten in de bouwsector.
  • dringende herstellings- of onderhoudswerken: gespecialiseerde technici van buitenlandse ondernemingen en zelfstandigen zijn vrijgesteld als ze naar België komen om dringende onderhoudswerken of dringende reparatiewerken uit te voeren aan machines of apparatuur. Het moet wel gaan om machines of apparatuur die door hun werkgever of door de zelfstandige zelf geleverd werden aan de onderneming waar de reparatie of het onderhoud plaatsvindt. Deze technici mogen niet langer dan 5 dagen per maand in België verblijven.
  • zelfstandige zakenlui: zelfstandige zakenlui zijn vrijgesteld van melding als ze voor hun activiteiten niet meer dan 5 dagen per maand in België verblijven. Zelfstandige bestuurders en mandatarissen van vennootschappen zijn eveneens vrijgesteld als ze in België deelnemen aan ondernemingscomités en algemene vergaderingen van vennootschappen. Ook zij mogen zich voor deze activiteiten niet meer dan 5 dagen per maand in België bevinden.
  • sportlui: werknemers van buitenlandse ondernemingen zijn vrijgesteld als ze naar België komen om aan internationale sportwedstrijden deel te nemen. Ze mogen enkel voor de duur van de sportproef en hooguit 3 maanden per kalenderjaar in België verblijven.
    Deze vrijstelling geldt ook voor:
    • scheidsrechters;
    • begeleiders;
    • officiële vertegenwoordigers, personeelsleden en alle andere personen erkend door internationale of nationale sportfederaties.
  • kunstenaars: artiesten met internationale faam worden vrijgesteld op voorwaarde dat hun verblijf in België nodig voor deze activiteiten niet meer dan 21 dagen per kwartaal bedraagt. Deze vrijstelling geldt ook voor hun begeleiders die nodig zijn voor het schouwspel en die als werknemer naar België komen.
  • wetenschappers: zij worden vrijgesteld als ze in België deelnemen aan een wetenschappelijk programma in een onthaaluniversiteit of een wetenschappelijke instelling. Om de vrijstelling te genieten, mogen ze hiervoor niet langer dan 3 maanden per kalenderjaar in België blijven.
  • overheidspersoneel
  • personeel van internationale instellingen: voor zover de status van deze instelling gereglementeerd wordt door een verdrag dat bekrachtigd is.
  • diplomaten

U moet een gebruikersaccount aanmaken voordat u toegang krijgt tot de beveiligde onlinedienst Limosa.

Voor elke opdracht moet u een Limosa-aangifte indienen. Hiervoor hebt u het btw-nummer van het vestigingsland van de werkgever of zelfstandige nodig.

Welke gegevens moet u melden?

Voordat u een melding doet, moet u over een aantal gegevens beschikken.

Basisgegevens

Voor werknemers en zelfstandigen

  • De plaats in België waar de arbeidsprestaties geleverd worden (tot 20 plaatsen van tewerkstelling in één melding)
  • De identificatiegegevens van de Belgische klant (tot 10 Belgische klanten in één melding)
  • De voorziene begin- en einddatum: maximum 24 maand per melding
  • De identificatiegegevens van de werknemer (tot 10 werknemers in één melding)
  • Het werkrooster

Bijkomende gegevens voor een werknemer

Voor een werknemer worden bijkomende gegevens gevraagd:

  • De identificatiegegevens van de werkgever
  • De identificatie- en contactgegevens van de verbindingspersoon (naam, voornamen, geboortedatum, fysieke en elektronische adressen, telefoonnummer en de hoedanigheid waarin deze verbindingspersoon optreedt).
    Het gaat om een persoon bevoegd voor de verbinding met de Belgische autoriteiten en die, wanneer nodig, documenten kan doorsturen en meldingen ontvangen. Als er al een Limosa-melding gedaan is voor deze werkgever, herneemt het systeem de gegevens van de laatst gemelde verbindingspersoon. U kunt die aanvaarden of wijzigen. Meer informatie vindt u op de pagina Verbindingspersoon.
  • In geval van uitzendarbeid, het erkenningsnummer van het buitenlands uitzendkantoor.
    Het is de juridische werkgever die gemeld moet worden. Dat is dus het uitzendkantoor dat met de uitzendkracht een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid heeft afgesloten.
  • Om personeel te kunnen detacheren in België moet een buitenlands uitzendkantoor een erkenning hebben van de Belgische regio (Brussel, Vlaanderen, Wallonië) waarin de prestaties uitgevoerd worden.
  • De aard van de diensten (lijst met sectoren: bouw – vleesverwerking – agrarische sector-schoonmaak – security – ICT – financiële instellingen en verzekeringen – productie en distributie van elektriciteit, gas en water – gezondheidszorg en maatsch. diensten – accommodatie en catering – private huishoudens – metaalwerken – elektrische installatie- en montagewerken – petrochemische nijverheid – transport en distributie – hout- en meubelnijverheid – handel in andere consumptiegoederen – andere)
  • Voor activiteiten in de bouwsector (PC nr. 124) wordt gevraagd of de werkgever een premie betaalt die vergelijkbaar is met de geldende premie ‘getrouwheidszegels’ in België.
    Een gelijkaardige regeling aan de getrouwheidszegels houdt in dat de werkgever, in toepassing van de regelingen van kracht in zijn land, verplicht is om bovenop het normale loon een premie te betalen ( eindejaarspremie, kerstpremie of 13e maand). Gewoonlijk gaat het om een premie die jaarlijks wordt toegekend en waarvan het bedrag ongeveer overeenstemt met een maandwedde. Niet bedoeld zijn vergoedingen met betrekking tot de jaarlijkse vakantie van de werknemer en detacheringsvergoedingen.

Het meldingsbewijs Limosa-1 moet voor het begin van de activiteiten in België voorgelegd worden.

Als de duur van de opdracht langer is dan de oorspronkelijk opgegeven duur, kan een verlenging worden uitgevoerd. Zo kunt u een bestaande declaratie kopiëren, plaatsen van tewerkstelling toevoegen en de periode wijzigen. Lep op: houd er rekening mee dat verlengingen en wijzigingen niet kunnen worden uitgevoerd als een regio is opgenomen als plaats van tewerkstelling.

Wanneer u de aangifte finaliseert, toont het laatste scherm onmiddellijk een ontvangstbewijs: het meldingsbewijs Limosa-1. U moet dit meldingsbewijs aan uw Belgische klant voorleggen alvorens uw activiteiten te starten. Als u het niet kunt voorleggen, moet uw klant de Belgische overheid verwittigen.

Het meldingsbewijs Limosa-1 bevat een QR-code waarmee u personen die werken in onroerende staat uitvoeren gemakkelijk kunt registreren in Checkinatwork. Sinds 14 april 2015 bevat de QR-code ook de belangrijkste gegevens uit de Limosa-aangifte.

Meer informatie over de QR-code

Als werkgever ondervindt u een aantal voordelen wanneer u de verplichte Limosa-aangifte indient:

  • U hoeft bepaalde Belgische sociale documenten niet meer op te stellen voor de opdracht in kwestie:
    • arbeidsreglement;
    • personeelsregister;
    • geldende regels voor de controle van deeltijdse werknemers.
  • U moet geen rekening of individuele loonafrekening meer opstellen (per betalingsperiode), op voorwaarde dat u in staat bent om de equivalente loondocumenten voor te leggen die opgesteld zijn volgens de wetgeving die van kracht is in het land van herkomst. Op die manier vermijdt u een dubbele administratie van de lonen.
  • Door de Limosa-aangifte te respecteren, verbetert u uw positie op de Belgische markt. Klanten of opdrachtgevers schatten uw betrouwbaarheid hoger in.

Meer informatie over de voordelen van Limosa